【家族葬の場合、会社への連絡】会社の対応

家族葬のらくおう・セレモニーハウスの葬祭ディレクターの川端です。

ご家族やご親族など親しい方が集まり、ごく少人数で執り行う家族葬は、故人様と親交のあった方へ広く訃報をお伝えする一般的なご葬儀と違い、参列者を限定して執り行います。そのため、「会社への連絡はしなくても良い」と思われる方も少なくないようです。

今日は、家族葬を行う際の「会社への連絡」の方法や何を伝えれば良いかなどをご説明したいと思います。そもそも連絡は必要か、忌引き休暇はどうすればよいかなどご家族様側の疑問から、会社側の対応の仕方についてまで幅広くお伝えしますので、家族葬を考えている方はもちろん、社員の方から家族葬の連絡を受ける可能性がある上司の方も、ぜひ参考にしてみてくだい。

家族葬で会社への連絡は必要？

そもそも家族葬を執り行う際に、会社への連絡は必要かどうかについてですが、答えは「必要」です。

確かに家族葬は、親しい方だけで執り行うご葬儀のため、一般的なご葬儀のように仕事関係者に広くお知らせする必要はありません。そのため会社への連絡も必要ないのでは？と思われるお気持ちもわかりますが、所属している社員が亡くなられた場合、会社は会社で様々な手続きが必要になりますので、会社へは必ず連絡するようにしましょう。

また、ご葬儀に参列されるご遺族様も、忌引き休暇の申請等が必要になります。ご家族やご親族がお亡くなりになられた場合は、ご自身が所属している会社の連絡も忘れずに行いましょう。

会社への連絡は「誰に」「どのように」？

故人様が所属していた会社へ、訃報の連絡をする場合

連絡方法は電話が良いです。まずは故人様が所属していた部署へ直接電話してみてください。直通番号がわからない場合は、会社の代表番号に電話し取り次いでもらいましょう。もし所属部署がわからなければ、まず人事部や総務部などの管理部門に繋いでもらい、そこで故人様のお名前を伝え、所属部署へ回してもらえば大丈夫です。
また、退職などの手続きは管理部門が行うことになるので、今後のやりとりのためにも、窓口となる担当者のお名前とご連絡先を聞いておくとスムーズです。

ご自身の会社へ、ご家族が亡くなられたことを連絡する場合

ご家族がお亡くなりになられたことをご自身の会社へ連絡する場合も、まずは直属の上司に電話などで伝えましょう。

会社に伝える内容

電話で会社の人に伝える内容は、故人様の会社でも、ご家族を亡くされたご遺族様の会社でも基本的には同じです。まず、下記のことを伝えます。

・亡くなられた方の氏名とご自身との関係
・亡くなられた日時・葬儀会場
・葬儀は家族葬で執り行うため参列はご辞退いただくこと
・ご厚志（香典・供物・供花・弔電など）の辞退の意向があれば伝える
・連絡のつきやすい電話番号など

亡くなられた日時は、会社の方が参列もしくは弔電や供花を送る場合に必要になります。家族葬の場合上記は辞退されるケースも多いので、その場合は伝える必要はなく、その代わりに

「誠に勝手ではありますが、葬儀は近親者のみで行います。またご厚志（ごこうし）は
故人の意思により謹んでご辞退申し上げます」

などと一言付け加えましょう。

ちなみにご厚志とは、香典・弔電・供花・供物のことを指します。香典は受け取るけれどそれ以外は受け取らないという場合は、

「弔電（ちょうでん）・供花（きょうか）・供物（くもつ）は辞退させていただきます」

と具体的に伝えましょう。

忌引き休暇の申請

またご自身の会社にご家族が亡くなられたことを連絡する際には、忌引き休暇の申請も必要ですので、下記も合わせて伝えましょう。
・休暇が必要な期間
・そのほか業務の引き継ぎなど
忌引き休暇の申し出は下記のように期間をきちんと伝えましょう。

つきましては、○月○日から○月○日まで忌引き休暇をいただきたいのですがよろしいでしょうか。

ご葬儀で心身ともにお疲れの中ではありますが、会社のチームに迷惑がかからないよう引き継いでおくべきことは伝え、ご自身が休みの間も、業務に支障がないようにしておくことも大切です。

また、会社の方からの連絡が受けられるよう、日中繋がりやすい電話番号も伝えておくと安心です。

忌引き休暇は有給扱い？取得日数は？

続いては、ご遺族様が葬儀に出席するために取得する忌引き休暇についてです。忌引き休暇は、労働基準法などが関与していない決まりごとのため、会社によってルールが異なります。ただ多くの企業では、有給休暇扱いになる場合が多いです。また、どのくらいの日数の休暇を取れるかは、故人様とご自身の関係性に応じても変わってくるため、正確な日数は総務部に確認しましょう。

ちなみに一般的には、配偶者で10日程度、子どもで5日程度、兄弟姉妹で3日程度と故人様との続柄が近ければ近いほど休暇の日数は長くなります。

社員が家族葬をおこなう場合の会社の対応

これまでは、会社への連絡方法についてお伝えしてきましたが、ここからは、家族葬をおこなう社員からの連絡を受けた会社側の対応についてお伝えしたいと思います。

忌引き休暇の申請を受けたら確認すること

前述の通り、忌引き休暇の日数は社内ルールで定められており、続柄や雇用形態によって取得できる日数が違います。社員からの連絡を受けた際には、まず以下のことを確認しましょう。

・亡くなられた方との続柄
・葬儀スタイル（家族葬か一般葬か）
・香典や弔電・供花・供物の辞退の意向がないか

上記で香典等の辞退の意向が確認できた場合は、香典返し等の手間を省いて故人様とのお別れの時間を大切にしたいというご家族様の想いがあってのことですので、必ずその意向を尊重してあげることが大切です。

もし、香典等を送ってもよい場合は、

・故人がお亡くなりになった日時
・通夜・告別式の詳細（日時・会場名・住所など）
・喪主の続柄

も聞いておきましょう。

家族葬であれば基本的に会社関係者はご葬儀に参列することはできないですが、参列できなくても、辞退の意向がなければ、会社として心付けを送る可能性があります。確認後は人事や総務などの管理部へ連絡し、会社としての対応を依頼します。

また、訃報を受けた際の社内への通達は、業務に影響のある関連部署のみに留めておくのがベターです。

上記を確認したら、仕事の引き継ぎ等についても確認し、万が一何かあった場合に連絡がつきやすい電話番号も聞いておくと安心です。

まとめ

いかがだったでしょうか。
訃報を会社へ連絡する時には、伝えるべきことを明確に伝えることが大切です。特に家族葬で参列やご厚志をご辞退いただく場合は、一般的な葬儀とは異なる対応が求められます。遠慮せず、きちんと伝えることで、相手にも手間をかけずにすみますので、必ず辞退の意向があることは事前に伝えるようにしましょう。
また会社側の担当者も、本人から申し出がない場合には、香典等の辞退の意向がないかを必ず確認してあげてください。また大切な方を亡くし、ただでさえ大変な状況の中で電話をしてきていることを考慮し、手短に必要なことをだけを聞き取り、あとは心置きなく葬儀に専念できるようにしてあげましょう。そのためにも、確認すべきことをきちんと把握していることが大切です。

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